מה חשוב לבדוק לפני שסוגרים אירוע

סוגרים אירוע בקרוב? זה בשבילכם!

אירוע הוא תמיד דבר מרגש. בין אם מדובר על אירוע של חתונה, בר מצווה, חינה או יום הולדת חגיגי המציין עשור. אחד המדדים העיקריים לבחינה של הצלחת אירוע הוא חוות הדעת של המשתתפים בו. כאשר אנשים מגיעים לאירוע שהם מוזמנים אליו, הרוב המוחלט מצפה להתארח באירוע מושקע ומיוחד שמכבד את האורחים שהגיעו להשתתף בו.

על מנת שהאירוע שלכם יעבור בצורה מוצלחת עם הרבה חוות דעת טובות, חשוב שתדעו מהם הדברים הבסיסיים להם יש לדאוג לפני שסוגרים אירוע במיקום מסוים. בין אם מדובר באולם אירועים, מתחם מסיבות או אפילו מועדון שכונתי קטן.

תאריך מועדף

ראשית כל החליטו מתי תרצו לערוך את האירוע. במידה ומדובר באירוע של חגיגות יום הולדת, העדיפו לבחור את היום הספציפי ולברר האם יש מקומות פנויים ביום הזה.

במידה ומדובר באירועים שאינם תלויים בתאריך מדויק אלא יותר לפי העדפה של מארגני האירוע, כמו חתונה או בר מצווה, חשבו מהו הזמן הטוב ביותר שתרצו לחגוג בו את האירוע. יותר נכון, מהו מזג האוויר שתרצו שיהיה ביום הזה. רוב האנשים בוחרים בקיום אירועים בימי הקיץ כדי להימנע מגשם וקור, אך קחו בחשבון שימים אלו יותר יקרים מתקופת ימי החורף.

לכן נסו למצוא תאריך ביניים בין החורף לקיץ, שבו ייתכן מזג אוויר קריר ונעים ולא חם כמו בחודשי הקיץ בארץ. אך יחד עם זאת הסיכויים לגשם יהיו נמוכים משמעותית.

מיקום האירוע

לאחר בחירת התאריך או התקופה בה יתקיים האירוע, חשבו מהו המיקום הגיאוגרפי האידיאלי ביותר מבחינתכם ומבחינת המוזמנים. קיים מגוון רחב של אולמות ומתחמי אירועים בכל הארץ, העדיפו לבחור את המיקום הקרוב ביותר לרוב העיקרי של המוזמנים.

לדוגמה אם מדובר בחתונה שאחד מבני הזוג גר בצפון ולו 50 מוזמנים והשני גר במרכז עם 100 מוזמנים, בחרו את מקום האירוע בהתאם למיקום הגיאוגרפי של בן הזוג שגר במרכז. כך תהיו בטוחים שרוב האורחים יגיעו לאירוע ולא יאלצו לוותר בגלל המרחק.

שירותי מקום האירוע

לאחר בחירת המיקום הגיאוגרפי של האירוע, ערכו השוואות מחירים בין מספר מקומות ולא משנה אם זה מקומות למסיבת רווקות, לימי הולדת, לחתונה או כל דבר אחר. זכרו לכלול את התמורה שאתם מקבלים בעיקר מבחינת שירותי מקום האירוע הנלווים למחיר.

העדיפו לבחור את המקום שמציע את כל השירותים ההכרחיים בחבילה אחת, ולא תוספת על כל שירות נוסף. השירותים ההכרחיים שאסור לכם לוותר עליהם הם: חנייה מסודרת לכל האורחים, שירותים מרווחים וצמודים למקום האירוע, תאורה מתאימה, מערכת הגברה למוזיקה ועיצוב המקום בהתאם להחלטתכם.

מספר מוזמנים לאירוע

ערכו רשימה מסודרת של כל המוזמנים שתכננתם להזמין לאירוע. במידה ותרצו להזמין אורחים רבים הנמצאים במעגל המשפחתי המורחב, או חברים של המשפחה, בקשו מכל בני המשפחה להעביר אליכם רשימות מעודכנות של כל האורחים הצפויים להגיע.

כך עם רשימה מסודרת של כל האורחים תוכלו להעריך את מספר המוזמנים שיגיעו לאירוע שלכם, כך שתוכלו לדעת איזה מקום יהיה אידיאלי ביותר. יכול להיות שתאהבו מתחם אירועים מסוים, אך לאחר שתראו שיש לכם מעט מוזמנים לפי הרשימה תבינו שהמקום הזה אינו בא בחשבון מכיוון שהוא גדול מדי.

המלצות וביקורות על המקום

לאחר שבחרתם את מקום האירוע המתאים ביותר מבחינה גיאוגרפית, תאריך, גודל ושירותים - בצעו סקר שוק מקיף אודות המקום הנבחר. אין כמו קריאה של חוות דעת וביקורות של אנשים אחרים שערכו את האירוע שלהם באותו המקום, כך תוכלו להיות בטוחים שבחרתם במקום הטוב ביותר לאירוע שלכם.